Durante años, las aulas españolas han incorporado aplicaciones, plataformas y herramientas digitales casi sin hacerse preguntas: una app para pasar lista, un grupo de mensajería para avisar a las familias, una plataforma gratuita para subir los deberes o un programa que corrige automáticamente los exámenes. Todo parecía práctico y moderno. Pero la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lleva tiempo recordando que detrás de cada clic hay datos personales de menores, y que su tratamiento no puede tomarse a la ligera.

Las resoluciones de la AEPD relacionadas con centros educativos se han convertido en un aviso para toda la comunidad escolar. Fotografías publicadas sin consentimiento, grupos de mensajería con datos de alumnos o el uso de plataformas que no ofrecen garantías suficientes son algunos de los motivos más habituales. Si eres docente, formas parte de un equipo directivo o perteneces a una AMPA, este artículo te interesa. Y si eres madre o padre, también.

Por qué la AEPD ha puesto el foco en las aplicaciones escolares

El debate sobre aepd aplicaciones escolares no es nuevo, pero ha ganado protagonismo por la rápida digitalización de los centros. Tras la pandemia, miles de colegios e institutos adoptaron en cuestión de semanas plataformas de videollamada, aulas virtuales y servicios en la nube. Muchas de esas decisiones se tomaron con prisas, sin analizar dónde se almacenaban los datos, quién podía acceder a ellos o con qué finalidad los utilizaban las empresas proveedoras.

La AEPD ha insistido en que los centros educativos son responsables del tratamiento de los datos de su alumnado. Esto significa que no basta con que una aplicación sea popular o gratuita: el centro debe comprobar que cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

El problema no es solo español. En Europa, varias autoridades de protección de datos han cuestionado el uso de determinadas plataformas tecnológicas en escuelas, especialmente cuando existía la posibilidad de que los datos de los menores se transfirieran fuera de la Unión Europea o se utilizaran con fines comerciales.

Qué dice la AEPD sobre los datos de menores en colegios

La Agencia dispone de una guía específica para centros educativos y de diversos informes sobre el uso de herramientas en la nube por parte de docentes y alumnos. De estos documentos se extraen varias ideas clave sobre los datos menores en colegios:

• El centro decide qué herramientas se usan, no cada docente por su cuenta. La AEPD recomienda que sea el centro, o la administración educativa, quien evalúe y autorice las aplicaciones. Un profesor que descarga una app y da de alta a sus alumnos sin consultar puede estar exponiendo al centro a una infracción.
• Los datos solo pueden usarse para fines educativos. La función educativa legitima muchos tratamientos, pero no todos. Publicar fotos en redes sociales o compartir información con terceros requiere, normalmente, consentimiento expreso.
• La edad importa. En España, los menores pueden consentir por sí mismos el tratamiento de sus datos a partir de los 14 años. Por debajo de esa edad, el consentimiento deben darlo madres, padres o tutores legales.
• Debe existir un contrato con el proveedor. Cuando una empresa trata datos por cuenta del centro, tiene que existir un contrato de encargo de tratamiento que garantice la seguridad y la confidencialidad.
• La información debe ser clara. Las familias tienen derecho a saber qué datos se recogen, para qué, durante cuánto tiempo y con quién se comparten.

Un matiz importante: en el caso de los centros públicos, la LOPDGDD prevé que las infracciones se resuelvan, por lo general, con un apercibimiento y la obligación de adoptar medidas correctoras, mientras que los centros privados y concertados pueden enfrentarse a multas económicas. En ambos casos, el daño reputacional y la pérdida de confianza de las familias pueden ser igual de graves.

Los errores más habituales que pueden acabar en sanción

Muchas de las situaciones que llegan a la AEPD no nacen de la mala fe, sino del desconocimiento. Estos son algunos de los fallos más repetidos en materia de privacidad herramientas educativas:

1. Grupos de mensajería con familias y alumnos

Crear un grupo de WhatsApp con todas las familias de la clase parece cómodo, pero expone los números de teléfono de todos los participantes y mezcla comunicaciones personales con institucionales. La AEPD recomienda usar los canales oficiales que el centro o la administración educativa pongan a disposición.

2. Fotos y vídeos publicados sin permiso

La imagen de un menor es un dato personal. Subir fotografías de una excursión, una función de fin de curso o una actividad en clase a la web del centro o a redes sociales exige consentimiento previo, específico e informado.

3. Apps gratuitas sin revisar sus condiciones

Cuando una aplicación es gratuita, conviene preguntarse cómo se financia. Algunas herramientas recopilan datos de uso, perfiles de aprendizaje o información del dispositivo que pueden acabar con fines publicitarios. Revisar la política de privacidad no es opcional.

4. Uso de cuentas personales del docente

Guardar notas, informes o listados de alumnos en el correo personal o en una nube privada del profesor es un riesgo. Ante una pérdida, un robo o un acceso indebido, el centro pierde el control sobre esa información.

5. Publicar listados con datos identificativos

Calificaciones, listas de admitidos con nombres completos y documentos de identidad, información sobre necesidades educativas especiales o datos de salud: todo ello requiere un tratamiento especialmente cuidadoso y, en muchos casos, no debe hacerse público.

Guía de supervivencia para profes: checklist antes de usar una app

No se trata de renunciar a la tecnología, sino de usarla con cabeza. Antes de introducir una nueva herramienta en el aula, cualquier docente debería poder responder a estas preguntas:

1. ¿Está autorizada por el centro o la administración educativa? Si no lo sabes, consulta con el equipo directivo o con el Delegado de Protección de Datos (DPD).
2. ¿Qué datos pide? Cuantos menos, mejor. Si una app de matemáticas solicita la ubicación o el acceso a la cámara sin necesidad, es una señal de alarma.
3. ¿Dónde se almacenan los datos? Prioriza servicios que guarden la información en la Unión Europea o que ofrezcan garantías adecuadas para las transferencias internacionales.
4. ¿Usa los datos con fines publicitarios? Si la respuesta es sí, descártala para uso escolar.
5. ¿Se puede usar con seudónimos? Siempre que sea posible, evita introducir nombres completos u otros datos identificativos del alumnado.
6. ¿Se ha informado a las familias? La transparencia genera confianza y evita conflictos.
7. ¿Qué ocurre con los datos al terminar el curso? Asegúrate de que pueden eliminarse cuando dejen de ser necesarios.

Una regla práctica muy útil: si dudas, pregunta antes de usar. Es mucho más sencillo consultar al DPD del centro que gestionar después una reclamación.

Qué pueden hacer los centros educativos

La protección de los datos menores en colegios no puede depender únicamente de la buena voluntad de cada docente. Los equipos directivos tienen un papel fundamental para establecer un marco claro:

• Elaborar un catálogo de aplicaciones autorizadas, revisado periódicamente.
• Designar o tener identificado al Delegado de Protección de Datos y dar a conocer su contacto.
• Ofrecer formación al profesorado sobre privacidad y seguridad digital.
• Utilizar canales oficiales de comunicación con las familias.
• Diseñar formularios de consentimiento claros, separados para cada finalidad (web, redes sociales, actividades externas, etc.).
• Incluir la protección de datos en el plan digital del centro.

La AEPD pone a disposición de los centros materiales, guías y recursos gratuitos que pueden servir como punto de partida. También ofrece un canal específico para denunciar la difusión de contenidos sensibles en internet, especialmente útil en casos de ciberacoso.

El papel de las familias: preguntar sin miedo

Las familias no son meras espectadoras. Tienen derecho a conocer cómo se tratan los datos de sus hijos e hijas y a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión u oposición. Algunas preguntas razonables que se pueden plantear al centro son:

• ¿Qué plataformas digitales utiliza mi hijo o hija en clase?
• ¿Qué datos se recogen y con qué finalidad?
• ¿Quién es el Delegado de Protección de Datos del centro?
• ¿Se publican imágenes del alumnado? ¿Dónde y con qué consentimiento?

Además, las familias también deben dar ejemplo. Compartir en redes sociales fotos del festival escolar en las que aparecen otros menores o reenviar capturas de los grupos de clase son prácticas que también afectan a la privacidad de terceros.

Tecnología sí, pero con garantías

Sería un error interpretar las advertencias de la AEPD como un rechazo a la tecnología educativa. Al contrario: la robótica, la programación, la inteligencia artificial y las herramientas digitales ofrecen enormes oportunidades para desarrollar el pensamiento computacional, la creatividad y el trabajo en equipo. Lo que se reclama es que esa innovación se haga respetando los derechos de los menores.

De hecho, la propia LOPDGDD establece que el sistema educativo debe garantizar la plena inserción del alumnado en la sociedad digital, incluyendo el uso seguro de los medios digitales y el respeto a la privacidad. Enseñar a niños y adolescentes a proteger sus datos es, en sí mismo, una competencia digital imprescindible.

La clave está en elegir bien: actividades y proveedores que prioricen el aprendizaje práctico, que no conviertan al alumnado en un producto y que trabajen de la mano del centro y de las familias.

Preguntas frecuentes

¿Puede un profesor usar cualquier app educativa gratuita en clase?

No debería hacerlo sin la autorización del centro. Aunque la aplicación sea gratuita y popular, es necesario comprobar que cumple con la normativa de protección de datos y que existe un acuerdo adecuado con el proveedor.

¿Hace falta consentimiento para publicar fotos del alumnado en la web del colegio?

Sí. La publicación de imágenes en webs, blogs o redes sociales no forma parte de la función educativa esencial, por lo que requiere el consentimiento de las familias o del propio alumno si tiene 14 años o más.

¿A quién se puede reclamar si un centro hace un mal uso de los datos?

En primer lugar, conviene dirigirse al propio centro y a su Delegado de Protección de Datos. Si la respuesta no es satisfactoria, se puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, ante la autoridad autonómica competente.

¿Las sanciones afectan igual a centros públicos y privados?

No exactamente. En los centros públicos, las infracciones suelen resolverse con un apercibimiento y la obligación de corregir la situación, mientras que los centros privados y concertados pueden recibir sanciones económicas.

En definitiva, el mensaje de la AEPD es claro: la innovación educativa y la privacidad deben ir de la mano. Con una buena planificación, formación y comunicación entre docentes, equipos directivos y familias, es perfectamente posible aprovechar todo el potencial de la tecnología sin poner en riesgo los datos de quienes más protección necesitan.